Poste clé pour la conception, la préparation et la réalisation d’un événement, le chef de projet événementiel remplit de nombreuses missions pour assurer la réussite d’une manifestation. Ce professionnel est capable d’organiser des événements de différents types (congrès, séminaire, salon professionnel, lancement de produit, team-building, incentive, etc.).
En partenariat avec le client, il négocie le budget alloué à l’événement, organise le planning avec les différents prestataires et équipes chargées de l’organisation, définit les actions à réaliser, gère la logistique sur le terrain, etc. Il assure également le lien entre le client et les différentes équipes chargées de la réalisation de l’événement.
Vous souhaitez vous préparer au métier de chef de projet événementiel ? L’ISCPA vous invite à découvrir toutes les facettes de ce métier de terrain et d’action !
Les missions du chef de projet événementiel
En véritable chef d’orchestre, le chef de projet événementiel pilote et coordonne la mise en œuvre des manifestations (colloques, conférences, conventions, inaugurations, événements sportifs, etc.). Il doit veiller au respect du cahier des charges conçu par l’agence qui l’emploie. Il est également amené à mettre en scène l’image et les objectifs des clients en proposant un concept innovant.
Grâce à sa polyvalence et sa capacité d’adaptation, il assure de nombreuses missions telles que :
- l’animation des réunions avec les clients pour déterminer leurs besoins et objectifs qu’ils souhaitent réaliser à travers l’événement ;
- l’établissement du cahier des charges lié à la manifestation ;
- la définition des moyens et des outils à mettre en œuvre pour organiser l’événement ;
- la coordination des différentes étapes nécessaires à l’organisation de l’événement ;
- la réalisation d’un plan de communication ;
- la négociation du budget alloué à la manifestation avec les clients ;
- le pilotage de la préparation de l’événement sur le terrain ;
- la présence sur le terrain pour s’assurer du bon déroulement de la manifestation.
Les compétences et qualités requises
De par son rôle de créateur, le chef de projet événementiel doit disposer de plusieurs compétences clés, dont la gestion de projet/de planning, le sens de l’organisation, la rigueur, la créativité, le sens relationnel, la capacité à animer une équipe, etc.
Il doit être en mesure de proposer des idées originales afin de séduire les clients et marquer les esprits lors d’une manifestation.
Sa réactivité et sa capacité à gérer les imprévus sont essentielles. En effet, il doit réagir rapidement, en cas de besoin, pour résoudre les problèmes et permettre à l’événement de se dérouler selon le plan prévu.
L’organisation d’une manifestation d’envergure est une grande responsabilité. Pour réussir cette mission, le chef de projet événementiel doit faire preuve de sang-froid et d’une excellente résistance au stress. Par la nature de son travail, qui implique d’être en contact permanent avec les membres de l’équipe ainsi qu’avec les prestataires, ce professionnel est un leader qui sait faire preuve de diplomatie quand il le faut.
Son sens du détail et sa rigueur sont gages de succès pour tout événement. Dévoué à son métier, la satisfaction client est sa priorité absolue. Enfin, le chef de projet événementiel est un spécialiste des stratégies de communication.
Le salaire du chef de projet événementiel
Le salaire brut mensuel d’un chef de projet événementiel est compris entre 1600 € et 2500 €. Cette rémunération varie en fonction de plusieurs critères comme la taille de l’entreprise, la ville, le niveau d’expérience, etc.
Les tâches du Responsable événementiel
- Conçoit et réalise les manifestations de ses clients ou de son entreprise
- Établit les devis et contractualise les prestations de services
- S’assure du bon déroulement de l’événement
RELATIONNEL
ORGANISATION
CONSEIL
Journée type dans l’évènementiel
- 9h – RDV client et identification des besoins (secteur du numérique)
- 10h30 – premières recommandations suite à l’enveloppe budgétaire du client
- 11h00 – retour au bureau
- 11h15 – Appel des différents prestataires (lieux, cocktail, animations…) et étude de faisabilité
- 13h00 – Déjeuner avec le responsable d’agence – débrief du rdv client
- 14h00 – Rédaction de 2 propositions
- 15h45 – Calcul des coûts et rédaction des 2 devis
- 16h30 – Envoi des 2 propositions au client + appel pour confirmation de réception
- 16h45 – Rappel d’un autre client suite à sa décision de changer de lieu pour un événement (secteur agroalimentaire)
- 17h10 – Appel d’un nouveau prestataire
- 17h30 – Rappel du second client pour communiquer les nouveaux tarifs
- 18h00 – RDV à la salle Wagram pour superviser la soirée d’un client (secteur de l’entertainment)
- 23h – Fin de la soirée événement
Les formations pour exercer le métier de chef de projet événementiel
Pour exercer le métier de chef de projet événementiel, il est préférable de suivre le bachelor communication, directement après le bac. En 3 ans de formation, vous pourrez acquérir une connaissance globale de la communication et vous aurez également l’opportunité de vous confronter au monde de l’entreprise, dans le cadre d’une formation en alternance. Par ailleurs, vous aurez la possibilité d’acquérir une première expérience à l’international, si vous optez pour un parcours à l’étranger.
Après l’obtention de votre diplôme, vous pouvez vous tourner vers l’un de nos Cycles Mastères professionnels en communication. Ces parcours de deux ans en alternance permettent d’obtenir un Titre certifié par l’Etat. Avec un diplôme de niveau bac+5, il ne fait aucun doute que vous bénéficierez d’une meilleure employabilité.
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